Регламент от Матфея

Регламент коммуникации со СМИ

Содержание:

1.1. Общие положения
1.2. Определения
1.3. Формы коммуникации
1.4. Правила взаимодействия
1.4.1. Персональный звонок на стационарный/мобильный телефон
1.4.2. Запрос информации/комментария
1.4.3. Приглашение к участию в мероприятии/ТВ-сюжете
1.4.4. Социальные сети
1.5. Правила взаимодействия со СМИ рабочих групп АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА»
1.6. Репутационные риски

1.1. Общие положения

Настоящий регламент устанавливает принципы взаимодействия Автономной некоммерческой организации «Цифровая экономика» (далее – АНО ЦЭ) и учредителей АНО «Цифровая экономика» в процессе текущей работы со средствами массовой информации (далее – СМИ), включая оперативное реагирование, устранение или нивелирование возможных негативных последствий, возникших вследствие появления в информационном поле не соответствующей действительности или порочащей деловую репутацию информации об АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» и Программе «Цифровая экономика РФ», утвержденной распоряжением правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 года № 1632 (далее — Программа).

Исполнение положений данного документа позволит обеспечить равномерное развитие информационного поля об АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА” и программе «Цифровая экономика», избежать информационных и репутационных рисков, предотвратить утечку конфиденциальной информации в СМИ.

Держателем процесса коммуникаций АНО ЦЭ является коммуникационный совет АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» (далее – КС АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА”).
Контакты с представителями СМИ централизованы и относятся к сфере компетенций КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА». Взаимодействие со СМИ строится на базе компетентного и открытого взаимодействия сторон, вовлеченных в реализацию АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» со СМИ, тематического распределения спикерских полномочий и соблюдения порядка взаимодействия сотрудников со средствами массовой информации.

Исходящая коммуникация сотрудников и участников рынков АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» разрешена только утвержденному списку спикеров.

Регламент призван решать следующие задачи:
1) упорядочить контакты с представителями СМИ;
2) минимизировать возможные репутационные риски при публичных выступлениях;
3) АНО “Цифровая экономика” гарантировать корректность и единообразие всей исходящей в публичное пространство информации;
4) обеспечить подконтрольность и эффективность информационной активности АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА».

1.2. Определения

1. Средства массовой информации (СМИ) – ресурсы, имеющие официальную лицензию, выданную Роскомнадзором Российской Федерации: телеканалы радиостанции, печатные издания, web-сайты в сети интернет, страницы сообществ в социальных сетях, блоги и личные страницы (более 3000 действительных подписчиков).
2. Информационные поводы (коммуникационные сообщения) – сообщения, содержащие информацию о реализации программы «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» и действиях АНО «Цифровая экономика», его достижениях, оценках рынков, прогнозах и прочую информацию. Информационные поводы направляются представителям СМИ в виде пресс-релизов, комментариев или иных форматах.
3. Спикер – уполномоченный представитель, которой имеет право транслировать информацию согласно утвержденному блоку тем АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» и учредителей.
4. Тональность коммуникации – эмоциональный окрас сообщения, транслируемого для целевых аудиторий.
5. Целевая аудитория – это группа однородных по определенным характеристикам получателей коммуникационных сообщений, выделяемая в целях реализации PR-активности.
6. Репутационный риск (репутационный риск в СМИ и интернет-пространстве) – риск возникновения негативных последствий в связи с распространением в СМИ или интернет-пространстве информации об АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» и программе «Цифровая экономика», не соответствующей действительности или заведомо порочащей деловую репутацию АНО и его учредителей.


К потенциально рисковой информации относятся следующие по тематике и содержанию сообщения (по степени риска, от высокой к низкой):
1. Высокая степень риска. Негативно окрашенный запрос на комментарий/интервью от ключевого издания с большой сетью подписки, негативная оценка деятельности АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» в целом в публикации или со стороны издания.
2. Средняя степень риска. Негативная оценка деятельности рабочих групп и рынков: критика, информация о реальных или несуществующих проблемах, комментарии слухов, или информация, не соответствующая действительности.
3. Низкая степень риска. Негативная оценка в издании с низкой посещаемостью, с низким потенциалом распространения, заведомо оппозиционных СМИ, «желтой прессе» и низкокачественных интернет-ресурсах.

1.3. Формы коммуникации

Форма коммуникации – форма выражения (представления) информационных поводов для целевых аудиторий, т.е. то, в какой форме должна быть подана информация с целью эффективного донесения до целевой аудитории.

Формы коммуникационных сообщений:
1) пресс-релизы (корпоративные новости, подписания соглашений, достижение результатов, показатели эффективности по направлениям, и др.);
2) публикации в собственных социальных сетях и каналах;
3) размещение информации на собственных онлайн-ресурсах, включая блоги в СМИ;
4) статьи, обзоры и сравнения;
5) интервью спикера;
6) авторская колонка;
7) комментарий спикера по теме;
8) аналитические обзоры;
9) открытые заявления.

1.4. Правила взаимодействия

Основную функцию коммуникации со СМИ выполняет КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА», организованный на базе департамента коммуникаций АНО «Цифровая экономика» с участием представителей Учредителей. Ответственное лицо – Директор по коммуникациям АНО «Цифровая экономика» Матвей Алексеев.

Сотрудникам запрещается вести коммуникацию с представителями СМИ напрямую, за исключением ГД и директора по коммуникациям. Вся коммуникация должна переводиться в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА».

Три ключевых правила взаимодействия со СМИ:

1. Звонки, входящие обращения по почте, в мессенджерах, запросы информации по тематике АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА», поступившие в любой иной форме от журналистов и блогеров любому сотруднику или участнику АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» перенаправляются в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» для принятия решения об АНО «Цифровая экономика» комментировании и подготовки ответа в случае необходимости.
2. Все комментарии от КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» исходят только в письменной форме, за исключением прямых эфиров и выступлений спикеров.
3. Срочные/оперативные комментарии возможны только от ГД, директора по коммуникациям и утвержденным ключевым спикерам по темам (Приложение 1).

1.4.1. Персональный звонок на стационарный/мобильный телефон

В случае прямого звонка представителя СМИ сотруднику, неуполномоченному на исходящую коммуникацию, следует переадресовать звонок в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА». В случае невозможности перевода звонка или автоматической переадресации, необходимо записать контакты и оперативно передать его в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА».

Телефонные комментарии, выходы в радио- либо телевизионный эфир с телефона являются крайне нежелательными и находятся в зоне персональной ответственности ключевых спикеров. Комментирование АНО «Цифровая экономика» «спикерами по согласованию» с использованием телефонной связи не допускаются либо требуют принятия отдельных решений.

1.4.2. Запрос информации/комментария

Все письменные обращения СМИ переадресовываются в КС. Сотрудник, получивший запрос, должен максимально оперативно переадресовать его в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА».

Ответственный сотрудник КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» готовит ответ в соответствии с информационной политикой и ключевыми сообщениями, согласует его и направляет журналисту от имени профильного спикера.

Информация в СМИ (в том числе уточнения, подтверждения фактов, расшифровка непонятного содержания, опровержение слухов или комментарий любой темы) может быть передана исключительно сотрудником КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА».

1.4.3. Приглашение к участию в мероприятии/ТВ-сюжете

Приглашения к участию в ТВ-программе (независимо от тематики), любом публичном мероприятии, в т.ч. образовательном, научном, благотворительном, сделанные лицу в связи с его деятельностью в рамках АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА», и т.п. переадресовывается в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» для принятия решений о целесообразности и подготовки участия.

1.4.4. Социальные сети

Социальные сети являются условно личным пространством, однако часто используются в качестве источника информации, троллинга как представителями СМИ, так и профессиональным сообществом.

При публикации на личных страницах любой информации о рабочих вопросах, оценке и представлении результатов и достижений либо проблем АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» следует опираться на официально представленную и уже раскрытую КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» информацию. Исключение составляют публикации на персональных страницах ключевых спикеров, такие публикации и заявления находятся в их зоне ответственности и не АНО «Цифровая экономика» регламентируются данным документом. Однако ключевым спикерам надлежит уведомить объединенный КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» о публикации таких постов для организации адекватного обзора в СМИ.

Недопустима публикация информации, идущей вразрез с позицией, занятой официальными структурами АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА», раскрывающая коммерческие либо иные не озвученные ранее параметры осуществления проектов, принятия решений и прочее. Недопустимо самостоятельное реагирование сотрудниками, не являющимися ключевыми спикерами, на провокационные посты, в том числе на те, где отмечены сотрудники либо структуры АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» без уточнения позиции КС по этому поводу.

1.5. Правила взаимодействия со СМИ рабочих групп АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА»

1. Запрос от СМИ по текущим разработкам, информация по которым уже опубликована ранее:
a. Оценить смысловую составляющую запроса.
b. Если информация уже находится в открытом доступе – предоставить журналисту релевантные ссылки.
2. Получение запроса от СМИ на новую информацию:
a. Если издание федеральное/региональное общественно-политической, деловой тематики – направить список вопросов и тем в объединенный КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» для получения подтверждения необходимости АНО «Цифровая экономика» комментировать данный запрос.
b. После подтверждения КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» необходимости ответа от имени компании подготовить ответы и прислать их на согласование в КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА», затем направить журналисту.
c. Если запрашиваемая информация обладает исключительно ценным потенциалом для развития всей сети и/или издание является ведущим федеральным СМИ, КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» может назначить другого ключевого спикера. Ответ изданию готовится либо КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» либо пресс-службой спикера.
d. Если издание небольшое – следует отказаться от предоставления новой информации, так как она может иметь ценность для СМИ с более широкой аудиторией.
3. Если готовится презентация нового проекта/плана/продукта, разработки, новой стратегии (включая пресс-конференции, презентации на выставках, открытые интервью по продукту) необходимо заблаговременно уведомить КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» за 3 дня до публикации информации для осуществления информационной поддержки силами КС АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА».

1.6. Репутационные риски

С целью минимизации репутационных рисков необходимо уведомлять сотрудников КС АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА” о любых негативных ситуациях, которые были замечены либо стали известны из любых публичных источников, связаны с брендом АНО «ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА» и его информационной представленностью в публичном пространстве.

Основные репутационные риски:
1. Внешние угрозы – негативные запросы СМИ, провокации, сплетни.
2. Разглашение конфиденциальной коммерческой информации.
3. Преждевременное анонсирование крупных инфоповодов.
4. Неточность информации – фактические ошибки, выдающие желаемое за действительное.
5. Неоднородность информации – разнородность заявлений спикеров.
6. Разнородная трактовка цифр – расхождения показателей финансирования, количества проектов, показателей проектов и т.д.
7. Эмоциональная подача материала – личностная оценка тематики.
8. Ложная терминология – использование терминологии смежных отраслей.
9. Смежная сфера профессиональных знаний – отсутствие компетенций для экспертного комментария в заданной области по теме запроса СМИ.

Репутационные риски выявляются за счет следующих процессов:

Постоянный процесс выявления риска – автоматическое сканирование всех сообщений о АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА” в СМИ и интернет-пространстве с помощью внешних программных средств. Данное сканирование производится в ежедневном режиме. В случае обнаружения в сокращенном отчете сообщений с негативной окраской, ответственный сотрудник доносит до руководителя объединенного КС АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА” информацию о выявленном риске.

Ситуативный процесс выявления риска – случайное выявление факта репутационного риска (новость / статья / заметка / информация иного формата / пост в блоге, на форуме в профиле в социальной сети, носящая(ий) негативную оценку деятельности АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА”). Выявление факта может быть осуществлено любым сотрудником, которому надлежит сообщить о выявленном риске в объединенный КС АНО “ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА”.

Девочки, не забудьте поделиться